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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GENERALIDADES:
En cumplimiento a la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales y al Decreto No. 1377 de 2013 el cual reglamenta
parcialmente la Ley 1581 de 2012, en la que se señalan algunos requerimientos que
deben establecer todos los responsables y encargados del tratamiento de datos
personales. GRAN PAPELERIA BOLIVAR S.A.S, identificada con el NIT 860.400.602-0,
se permite presentar su Política de Tratamiento de Datos personales.
EL objetivo de la POLITICA DE TRATATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE: GRAN
PAPELERIA BOLIVAR S.A.S. es de cumplir y garantizar la protección de datos
personales vigente, con el fin de dar un correcto tratamiento a los mismo, por lo que se
procede a establecer los deberes, derechos y responsabilidades de las partes, así como
el procedimiento para realizar la autorización de uso de la información, consultas y
reclamos de los titulares de los Datos Personales y demás actividades propias que se
pueden desarrollar con ocasión de esta política.

DEFINICIONES:
Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
establecidas en la ley:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo
el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación Verbal o escrita generada por el Responsable,
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Reclamo: solicitud que puede hacer el Titular en los casos en que consideren que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización
o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la ley.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

A QUIENES ES APLICABLE
La presente política es aplicable a todo el público en general, sean personas naturales o
jurídicas que suministren sus datos personales a nuestra compañía y sean legalmente los
titulares de la información y personas que suministren datos personales a nuestra base de
datos por cualquier medio y que por lo tanto deba ser protegida bajo los términos legales.
Por lo tanto las disposiciones de la presente política serán aplicables a los datos
personales registrados en cualquiera de nuestras bases de datos que los haga
susceptibles del tratamiento establecido en la ley.
FINALIDAD Y USO DE LA INFORMACION DE DATOS PERSONALES:
GRAN PAPELERIA BOLIVAR S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y actividades
comerciales recopila, consulta, utiliza, almacena, archiva, circula y transmite datos
personales, de forma responsable, segura y confidencial, dando protección a la
información suministrada y bajo los parámetros legales, por lo que dará uso de esta
información y datos personales, para los fines requeridos, tales como y sin limitarse a:
Realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y/o tendencias de mercado.
Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios,
eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar,
dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
concursos de carácter comercial o publicitario.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
Dar cumplimiento a nuestra oferta de servicio.
Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
Enviar a través de nuestros medios los productos y servicios requeridos o no por Usted.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con nuestra
oferta de servicios.
Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio análogo y/o digital de
comunicación, conocido o por conocer.
A continuación se establece cual es el medio de recolección de la información, quien sería
el titular de información, que tipo de información podría llegar a ser requerida y cuál es el
alcance y finalidad de la misma:

MEDIO DE RECOLECCION
Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la Empresa

TITULAR
Cliente, Proveedores, y asistentes en general 

TIPO DE INFORMACION
Personal, (Nombre, documento de identificación, Email, teléfono, celular) Actividad
Comercial

ALCANCE Y USO
Creación base de datos posibles clientes, estudio de mercadeo

CANALES ALTERNATIVOS
Se puede obtener información a través de Compañías, sitio WEB

FUERZA COMERCIAL
Compuesta por asesores de ventas de las diferente líneas de productos

FORMATOS EN GENERAL:
Formatos o formularios (físicos o electrónicos) relacionados con las diferentes actividades
de la Empresa

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

DERECHOS
Los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar, completar y rectificar sus datos personales que se encuentren en
nuestras bases de datos.
Recibir información respecto del uso de sus datos personales.
Podrá revocar la autorización y/o solicitar la eliminación de sus datos en nuestra base de
datos. Consultar y Acceder a sus datos personales que sean objeto de Tratamiento y uso
por nuestra Compañía.
Consultar, modificar, aclarar, corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por
los medios señalados en el presente documento.
Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.

OBLIGACIONES
Todo titular de la información deberá suministrar los datos personales e información, así:
De manera clara, completa, exacta, comprobable y comprensible.
Dar respuesta al responsable de la información con el fin de aclarar, completar o eliminar
datos o información que se encuentre parcial, incompleta, fraccionada o que induzcan a
error.
Dar la autorización bajo los parámetros de las presentes políticas y establecidas en la
norma, para el uso y tratamiento de la información y datos personales.
Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales.

DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACION.

DERECHOS
El responsable de la Información tiene los siguientes derechos:
Solicitar al titular la aclaración, corrección o complemento de la información o datos que
se hayan suministrado de forma errónea, incompleta o fraccionada.
No será responsable por el uso de información errónea, falsa o incompleta que induzca a
error. Usar la información para los fines que fue autorizada.
Las demás que por la normatividad vigente se apliquen a los datos personales. 

OBLIGACIONES
El responsable de la Información deberá tratar los datos personales e información, así:
Informar el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
mismo; Contestar a los titulares bajo los términos y condiciones de esta política, las
consultas, quejas y reclamos.
Informar sobre dirección física o electrónica y teléfono del encargado de atender los
temas relacionados en la presente consulta.
Dar un tratamiento y uso a Los Datos Personales durante el tiempo y en la medida que la
finalidad de su Tratamiento lo requieran y según lo autorizado por su titular.

RECOPILACION Y AUTORIZACIÓN DE USO DE LA INFORMACION DE DATOS

PERSONALES
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares, GRAN PAPELERIA
BOLIVAR S.A.S. Solicitará e Implementará los siguientes procesos para obtener la
Autorización de obtención los datos personales e información.

MEDIO DE RECOLECCIÓN
Eventos: Se obtiene información con registros durante el evento que realice la empresa

PROCESO CAPTURA DE DATOS
En cada evento la empresa podrá contar con planillas de recolección de información,
formatos de registros que considere pertinente.
Los asesores o personas de protocolo solicitaran a los titulares de la información el
diligenciamiento de los formatos.
Estas planillas y formatos permanecerán en nuestra base de datos y se actualizan según
las políticas de este documento.

CANALES ALTERNATIVOS
Se puede obtener información a través de: Campañas telefónicas, Sitio WEB y Correo
electrónico. Campañas telefónicas: la información, para corroborar, aclarar, completar,
actualizar o suprimir la información de nuestra base de datos o con fines de investigación
de mercados. El personal informa la finalidad para el uso de la información solicita
verbalmente la autorización de uso de estos datos personales, quedando así la grabación
de la conversación y/o podrá solicitar mail de autorización de dichos datos. El titular o
persona interesada diligencia los formatos respectivos que se encuentran la página WEB
o envía su consulta, datos o información a nuestro correo electrónico, manifestando su
Autorización del uso de sus datos personales mediante el envío de esta información.
Fuerza Comercial: Información suministrada por el titular al Asesor, vendedor o personal
de la compañía, para el diligenciamiento de Formatos o ingreso de datos al sistema. El
asesor comercial o de cualquier área que tenga contacto con los Clientes de la compañía,
procederá a solicitar los Datos Personales y si es del caso o necesario para la relación
jurídica o comercial, información adicional, la cual se carga en el sistema interno, para
nuestra base de datos, consulta y fines comerciales pertinentes. Adicionalmente, el
asesor informa al cliente que su información hará parte de nuestra base de datos, quien
podrá manifestar su aceptación verbalmente o por cualquier actuación inequívoca, tales
como: Envío de orden de compra o servicio, emisión de factura o suministro voluntario de
 
Los datos requeridos por el asesor. Formato en General: Formatos o formularios (físicos o
electrónicos) relacionados con las diferentes
Actividades de la empresa. Los Proveedores, clientes y/o prospectos, diligenciaran los
formatos respectivos que sean suministrados por el asesor o persona responsable de la
empresa,
Manifestando su autorización del uso de sus datos personales mediante el envío de esta
información, por correo electrónico o documento radicado en la sede respectiva de la
Empresa.

EXCEPCIONES PARA LA AUTORIZACION:
El proceso de autorización señalado en este numeral no es necesario en los siguientes
casos:
Información requerida por una entidad pública, administrativa o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Información que por ley se requiera para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

RECLAMOS Y CONSULTAS
El Representante podrá presentar sus reclamos o consultas de forma escrita mediante el
correo electrónico: PQR@granpapeleriabolivar.como mediante radicación de carta en
nuestra sede principal ubicada en la Carrera 60 No. 10-44 oficinas 301/312, de Bogotá
D.C., solicitud que debe contener:
Nombre e Identificación
Teléfono (Fijo o Celular) en el que se pueda ubicar.
Dirección física y/o correo electrónico.
Descripción precisa, clara y comprensible del reclamo o consulta que se quiere realizar.
En caso del reclamo los argumentos y soportes respectivos sobre los presuntos
incumplimientos.
En caso de personas jurídicas allegar la información de la persona autorizada para recibir
la respuesta.
En caso de no recibir manifestación expresa de la autorización para el uso de la
información y datos personales según lo establecido en esta política, estos permanecerán
en nuestra base de datos, no obstante, el titular podrá consultar, modificar, aclarar,
corregir o solicitar su eliminación, en cualquier momento por los medios señalados en este
documento.
Los plazos y términos para dar respuesta a los reclamos y consultas, son: 

RECLAMOS:
El reclamo se formulará por escrito y será revisado por el responsable, por lo que en caso
que el reclamo este incompleto, se requerirá al titular para que dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo, corrija, subsane y complete el reclamo.
En caso que dentro de los dos (2) meses siguientes a la solicitud de aclaración el
solicitante no presenta la aclaración, se entenderá el desistimiento del reclamo.
Se dará respuesta al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo (en cumplimiento a los términos de la política y la
normatividad). En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informara al
solicitante y se dará
Respuesta en un tiempo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.

CONSULTAS
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma.
En caso de requerir un tiempo adicional para dar respuesta, se informará al solicitante y
se dará respuesta en un tiempo no mayor a cinco (5) días hábiles al vencimiento del
primer término.

VIGENCIA
Esta política de Tratamiento de Datos Personales está Vigente a Partir del 1 de
Noviembre del 2016.

GRAN PAPELERIA BOLIVAR SAS
Tel. 4136265
Cra. 60 No. 10- 44 Oficina 301-311 

Somos una empresa constituida en Diciembre de 1980, contando con más de 36 años de experiencia en el mercado, atendiendo a clientes del sector financiero, compañías de seguros, empresas del sector oficial y privado. Gran Papelería Bolívar S.A.S. Se ha especializado en la comercialización y suministro de papelería, útiles de escritorio, consumibles para computo, Gestión Documental, aseo y cafetería